Ledernes Hovedorganisation office

Ledernes Hovedorganisations valg af platform

Ledernes Hovedorganisation har i flere år anvendt Sitecore som CMS platform og det var oplagt, at fortsætte på platformen da Sitecore annoncerede version 9. Men organisationen var kommet i tvivl om hvorvidt Sitecore fortsat var det rigtige valg for dem.

Den eksisterende Sitecore løsning har over årene vokset sig stor og var blevet uoverskuelig. Men det mest problematiske, bestod i, at platformen ikke kunne efterleve organisationens forretningsmål. Mål om, at yde bedre service til medlemmer ved hjælp af personalisering mv. var ikke muligt på deres nuværende platform.

Så inden en afgørende beslutning blev truffet, var det vigtigt at foretage en grundig analyse. Udfordringen bestod i at træffe det rigtige valg ud fra et forretningsmæssigt perspektiv.

Sitecore puls – analyseproces

Det var derfor nu, en analyse skulle foretages. Skulle Ledernes Hovedorganisation fortsætte med Sitecore som platform? Og i så fald, hvad ville det kræve?

Pintle blev involveret i analyseprocessen.  Opgaven bestod i at kortlægge, hvilke tiltag der var nødvendige at implementere, for at Ledernes Hovedorganisation kunne opnå deres forretningsmål.  Et omfattende analysedokument blev udarbejdet og det beskrev i detaljer hvordan en fremtidig løsning burde implementeres for, at understøtte organisationens mål og målsætninger.

Dokumentet bestod også af en omfattende kodeanalyse gennemgang, som havde til formål, at få overblik over den eksisterende løsning.

Resultatet af analysen var en lang række indsatsområder, som kortlagde en komplet rekonstruktion af Ledernes sites. Herunder bl.a. vigtigheden ved, at implementere Helix principper og derigennem opnå fleksibilitet via en modulopbygget arkitektur.

Ledernes Hovedorganisation valgte Sitecore 9

På baggrund af analyse dokumentet og en række møder, faldt valget til sidst på, at Sitecore fortsat var den rigtige platform til organisationen.  Valget blev truffet ud fra en forretningsmæssig vurdering om, at Sitecore som platform, fortsat er den stærkeste platform til, at favne de målsætninger organisationen har. Organisationen har nogle helt konkrete målsætninger, som består i, en tættere kommunikation til deres medlemmer. Og med det i mente, er Sitecore den bedste platform til, at føre disse målsætninger ud i livet.

Hele baggrunden for vores opgradering var, at vi ville muliggøre personalisering. Vi er i processen med at integrere et par af vores datakilder til Sitecore, og så glæder vi os til opbygningen af profiler, regler og små flows, så vi kan få det testet af. Derudover har vi fået mulighed for at split-teste, hvilket vi kun har testet af i mindre omfang indtil videre.
Kelvin Ellenton Jensen, Senior Content Manager

Læs mere om vores puls service her.

Metode og projektteam

Analyse dokumentet beskrev hvordan en rekonstruktionsproces burde implementeres.  Analyse dokumentet blev derfor udgangspunkt for selve processen. Et projekt af denne størrelse med så mange ubekendte faktorer, kræver en stram styret proces for at lykkedes.

Og da Lederne samtidig havde nogle helt konkrete krav, hvis projektet skulle blive en realitet, var det vigtigt at vælge den rigtige proces. Kravene til projektet så således ud:

  1. Kalendertid. Projektet måtte ikke tage for lang tid at gennemføre. Der var ikke “råd” til, at stå stille på det forretningsmæssige i længere tid. Med andre ord, projektet skulle løses inden for 5-6 måneder.
  2. Økonomi. Projektet skulle løses inden for budget.
  3. Kvalitet. Det var afgørende, at projektet skulle løse den konkrete problemstilling. Så Lederne fremadrettet kan opfylde deres forretningsmæssige målsætninger.

Agil tilgang – SCRUM

En stor og uoverskuelig løsning, hvor der eksisterer mange ukendte parametre, kræver en fleksibel proces. Derfor faldt valget naturligt på den agile metode. Der var brug for en metodik, hvor der løbende kunne afdækkes problemstillinger, samtidig med der var fremdrift i udviklingen.

SCRUM modellen

SCRUM kan være en ret tidskrævende proces at implementere. Hvis ikke alle projektdeltagere i projektteamet er bekendt med processen, kan det i værste fald forhale og forsinke processen yderligere. Derfor var det vigtigt, at balancere modellen i forhold til projektet.

Vi valgte tidligt, at inkludere de metoder og værktøjer fra SCRUM, som gav mening og værdi for projektet. Dermed valgte vi bevidst, at skære områder fra, som vi mente blot ville tage mere tid fra projektet uden at tilføre tilsvarende værdi.

Man kan hurtigt bruge rigtigt mange ressourcer hvis man skal imødekomme alle møder, planlægning og re-planlægning sessioner som SCRUM foreskriver. Så det var vigtigt, at skære ind til benet og sikre, at økonomien og tiden ikke blev opslugt af mødeaktiviteter. Men samtidig var det vigtigt, at balancere således, at der ikke gik noget information tabt.

Det var nyt for os – særligt i forretningen – at være så aktiv en del af udviklingen som vi var her, og det gav selvfølgelig en lidt stejl læringskurve i starten. Til gengæld føler jeg også, at vi er meget bedre klædt på til den løbende drift og udvikling af platformen, og det gav også et bedre produkt. Projektet var kæmpe stort og involverede et væld af features, integrationer og en hel selvbetjeningsløsning, men den agile tilgang hjalp til at nedbryde og styre det, hvilket også betød, at vi kom i mål til tiden, til budgettet og i den forventede kvalitet,  -konstaterer Kelvin.

Ledernes Hovedorganisation – Balanceret SCRUM model

Den balancerede model bestod af ét SCRUM team. Dette inkluderede én Product owner (PO), én SCRUM-master og dedikerede projektdeltagere, bestående af udviklere, testere og fagfolk.

Da projektet bestod af mange ubekendte faktorer for hele teamet, var det essentielt, at nedbryde projektet i en overordnet backlog. Velvidende, at denne backlog ville ændre sig undervejs, blev projektet opdelt i sprints af 3 ugers varighed.

Hver sprint inkluderede én sprint planlægning, én refinement (grooming) og én sprint demo. I hele forløbet blev der af projektteamet udarbejdet user-stories for foruddefinerede epics som projektet bestod af. User-stories viste sig, at være et meget vigtigt redskab for, at styre processen i forhold til forventningsafstemning og senere test.

Vores løsning var stor og kompleks, og hverken vi eller Pintle havde det fulde overblik, da vi gik i gang. Her hjalp både metodikken, men også det leverede opgaveoverblik fra Pintle i meget høj grad. Det betød, at vi hele tiden kunne kigge fremad, mens der blev arbejdet løs, så vi kunne prioritere ting ind eller ud af vores backlog. Der var rigeligt med forhindringer og læringer undervejs i projektet, men på trods af det, så lancerede vi projektet til tiden. Faktisk lidt før tid, pointerer Kelvin.

Ledernes Hovedorganisation

Sitecore 9 opgradering

  • Bygget efter Helix standarder
  • Experience Editor
  • Klar til personalisering og marketing automation
  • xDB og Experience profile

http://www.lederne.dk

Fremgangsmåden

Hvert sprint startede med en sprint planlægning, hvor PO, SCRUM-master og projektteamet sammen brugte tid på at gennemgå backloggen. Formålet var at afdække, estimere og prioritere user-stories for det kommende sprint.

Sprint planlægningen var essentiel for projektet. Men da, det også er en tidskrævende proces som involverer mange deltagere, var det vigtigt fortsat også at have fremdrift i udviklingen parallelt.

Derfor ændrede vi lidt i metodikken, således, at det muliggjorde, at der hele tiden var gang i udviklingen. Det krævede lidt mere planlægning, men sikrede kontinuerlig fremdrift.

SCRUM møder

  • Refinement – Ca. midtvejs i hvert sprint, blev der afholdt et refinement møde mellem PO og SCRUM-master. Det var et vigtigt værktøj til, at se fremad i projektet og få afdækket evt. problemstillinger. Da projektet indeholdte mange interessenter, var det også et essentielt værktøj til at afdække evt. udfordringer, så der kunne planlægges herefter.
  • Daily stand-up – Der blev afholdt daily-stand-ups hver dag. Det betød, at alle deltagere blev informeret om de igangværende sager og såfremt der opstod udfordringer kunne der tilpasses løbende. Det var helt sikkert et af de vigtigste værktøjer til, at styre processen og samtidig give en følelse af sammenhold i hele projektet.
  • Sprint demo – Hver sprint blev afsluttet med en sprint demo. Her blev udviklede features fra sprintet, demonstreret for hele projektteamet. Det gav alle deltagere mulighed for, at se og stille spørgsmål til features. Det betød, at projektdeltagerne efterfølgende var klædt på til, at teste features i det opstillede testmiljø.

Anvendte værktøjer

Et så omfattende projekt, med så mange features og interessenter kræver værktøjer hvor projektteamet kan føle sig sikker på, at ingenting bliver glemt og intet bliver overladt til tilfældigheder.

Vi anvendte TeamWork til at styre dialog og overblik over sprints, features, tests på daglig basis. For at sikre fremgang og overblik over sprints, anvendte vi burndown-charts. Der blev udarbejdet burndown-charts for hvert enkelt sprint, samt et overordnet burndown-chart for hele projektet.

Der var konstant fokus på at overholde de førnævnte krav fra Ledernes Hovedorganisation. Så SCRUM-master og PO havde løbende dialog omkring tid og økonomi i projektet og her var burndown-charts et meget vigtigt værktøj til at styre projektet.

Som projektleder brugte jeg lang tid i det burndown-ark, der blev leveret af Pintle, hvor jeg både i det enkelte sprint og i hele projektet kunne følge timeforbruget dagligt på den enkelte opgave. Ikke for at udøve micromanagement, men så både Pintle og vi havde det samme indblik i hvad der stadig udestod, inklusive om vi var i gang med at bruge for lidt eller for meget i det enkelte sprint. Teamet satte stor pris på TeamWork, vores samarbejdsværktøj, hvor vi kunne kommunikere omkring den enkelte opgave eller fejl, og selvom det blev meget proppet til sidst, så var det godt at vide, at der kun foregik dialog om opgaverne derinde, nævner Kelvin.

Samarbejde med Ledernes Hovedorganisation

For at komme godt i mål med et projekt af denne størrelse, er et godt samarbejde altafgørende. I et projekt, hvor der har været så mange ubekendte faktorer og store krav til tid, økonomi og kvalitet, er det rart at kunne sige at det lykkedes.

Og det er lykkedes fordi, der fra starten af, har været en holdånd og en gejst som har drevet projektet sikkert i mål.

På spørgsmålet om hvorvidt Ledernes Hovedorganisation i fremtiden vil anvende en agil proces, så svarer Kelvin:

Absolut, det udrydder ikke alle fejl eller vanskeligheder i et projekt, men det er et godt framework til at håndtere dem i.
Som vi snakkede løbende med Marcell om, så var det også vigtigt for os at anlægge en pragmatisk approach til at bruge SCRUM, da det var så nyt for os at arbejde på den måde. Her var Pintle også en god partner, der gav os noget tiltrængt med- og modspil, så vi kom i mål.

Selvom projektet til tider har været stressende og ikke alt er foregået helt efter planen, så har en god agil proces kombineret med et dygtigt hold, været med til at sikre at Ledernes Hovedorganisation fremadrettet kan få opfyldt deres digitale forretningsmål på Sitecore platformen.
Vi vil gerne takke Ledernes Hovedorganisation for et utroligt vellykket projekt.

Pintle har i hele processen været yderst kompetente og professionelle. Dialogen har været ærlig, men konstruktiv. Også når jeg tog fejl. Pintle har en rigtig god forretningsforståelse og udfordrede os på en del ting, der kunne forbedres, og så var det også tydeligt at mærke, at der er en passion for at gøre det ordentligt. Jeg er meget glad for, at vi fortsat samarbejder med Pintle efter projektet,

Jeg synes, at vores samarbejde både internt og med Pintle i dette projekt har været forbilledligt, og det skal vi prøve at gøre igen i de kommende. Både når det kommer til metodik, værktøjer og til opbygningen af de sociale relationer imellem. Projektet blev kun en succes takket være et fremragende projektteam, og her spillede Pintle en kæmpe rolle, slutter Kelvin.

Del artikel
See also
Content migration sitecore

Sitecore content migration – a technical guide

Read more Volodymyr Hil 04.11.2019
VEKS Vestegnens Kraftvarmeselskab

Redesign af veks.dk på Sitecore 9

Read more Marcell Lindenborg 27.09.2019
Varmelast Sitecore 9 case

Varmelast case -planlægning af fjernvarmeforsyning

Read more Marcell Lindenborg 26.09.2018